Política de tratamiento de datos personales

Responsable del tratamiento: Summa Remeis SAS,
NIT: 900.436.029-1.
Domiciliada en Bogotá, Calle 83 No 96 – 51, Int 5, Of 209.
Correo electrónico: info@summaremeis.com.
Call Center: 318 321 8246.

LEGISLACIÓN APLICABLE. El presente manual ha sido elaborado con base en las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 en desarrollo de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como en el Decreto 1377 de 2013.

ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recolecte, almacene, maneje y use SUMMA REMEIS SAS, en desarrollo de su objeto social.

BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja el Laboratorio cuyo período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que SUMMA REMEIS SAS desarrolle su objeto social.

OBJETO. El presente manual tiene como propósito garantizar el cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que señala los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, entre ellos el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial el procedimiento para la atención de consultas y reclamos de los datos recolectados, así como el manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que obtiene SUMMA REMEIS derivado de su gestión.

1. Definiciones.
   1. Dato personal: “Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como: nombre, edad, sexo, estado civil, domicilio, entre otros”.
   1. Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
   1. Dato semiprivado: “Es que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
   1. Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”. Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:
   1. Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”
   1. Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos; la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.

• Roles.
  • Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos,
  • Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. La SIC podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados. Adicionalmente, para este documento se incluyen los siguientes roles.
• Administrador de base de datos personales: Funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.
• Gestor: La Oficina Asesora de Planeación llevará el control del registro de las bases de datos con información personal que hay en la SIC y apoyara el ingreso de la información en el Registro Nacional de Base de Datos.
• Garante: La Oficina de Servicios al Consumidor y de Apoyo Empresarial (OSCAE) coordinará y tramitará la atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales que los titulares realicen a la Superintendencia.
  • Normativa Aplicable: Cualquier legislación de protección de datos y/o privacidad aplicable, incluyendo pero no limitada a la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y cualquier otra legislación que las modifique, adicione, reglamente, o sustituya y cualquier otra norma que regule la materia. Así mismo, se entenderá que dentro de esta definición se incluyen las disposiciones de la Constitución Política de Colombia, Ley 1480 de 2011, Circulares expedidas por la SIC sobre protección de Datos y doctrina de la Delegatura de Protección de Datos de la SIC.

• Generalidades

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente).

La citada ley se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas.

De acuerdo con la forma de conservación de las bases de datos se clasifican en bases de datos automatizadas y manuales.

Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas electrónicas o informáticas.

Las bases de datos manuales o archivos son aquellos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.

• Deberes del responsable del tratamiento

SUMMA REMEIS SAS tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, SUMMA REMEIS SAS se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Derechos de los titulares

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Todas las consultas, actualizaciones, notificaciones de errores, revocación de  autorizaciones, quejas o solicitudes se deberán efectuar por medio del correo @summaremeis.com o al Call Center: 318 321 8246.

• Políticas específicas de tratamiento de bases de datos

Summa Remeis SAS recolectará y ejecutará el Tratamiento de Datos Personales de conformidad con lo establecido en la Política interna, y en las normas aplicables con el fin de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información de los registros de las Bases de Datos. 

• Summa Remeis SAS a través de esta política tendrá como finalidad el tratamiento de los datos personales de clientes, proveedores, empleados, profesionales del sector salud y en general de todos los titulares que aparezcan registrados en nuestras bases de datos, como uso exclusivo para el desarrollo del objeto social de la compañía y en específico de los siguientes casos; a. Dar cumplimiento a las obligaciones en contratos y relaciones comerciales celebradas; b. Registro contable de las operaciones; c. Dar cumplimiento a obligaciones con el estado; d. Enviar estados de cuenta y actividades de cobranza; e. Realizar encuestas y estadísticas; f; Efectuar promoción o eventos comerciales; g. Realizar programas de fidelización; h. Informar sobre cambios en productos o procedimientos. En general Summa Remeis SAS obtendrá y dará tratamiento a los datos personales para las finalidades consecuencia del desarrollo de su objeto social.  
  • Quien realice tratamiento de datos personales en cabeza de Summa Remeis SAS deberá cumplir los principios rectores de protección de datos establecidos en las normas que aplican, tales como: a. legalidad; b. finalidad; c. libertad; d. Veracidad o calidad; e. Transparencia; f. Acceso y circulación restringida; g. Seguridad:
  • Para el tratamiento de los datos personales Summa Remeis SAS solicitará la autorización previa, por el titular de los datos, con excepción de los casos en que la normativa aplicable permite el tratamiento de datos sin requerir autorización.
  • La recolección de los datos personales se hacen por medio del titular o terceros autorizados y se conservan bajo la seguridad exclusiva de Summa Remeis SAS y en ocasiones en procesadores de datos o servidores de terceros que actúan en nuestro nombre y responsabilidad propia. Estos datos personales no son trasferidos para uso de terceros a no ser que exista una ley que lo exija.
  • Summa Remeis SAS adoptará las medidas de seguridad, técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad de la información evitando su pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Summa Remeis SAS no podrá hacer tratamiento de datos sensible, excepto cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

• Summa Remeis SAS no tendrá la obligación de solicitar consentimiento para el tratamiento de datos personales cuando la información:

• Sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • Datos de naturaleza pública;
  • Casos de urgencia médica o sanitaria;
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

En los casos en los cuales se aplique el Artículo 6 de la Ley No. 1581 de 2012 el cual establece una excepción de obtener Autorización en caso de que el Tratamiento se dé para una finalidad estadística, Summa Remeis garantizará la anonimización del Dato Personal y/o Dato Personal Sensible que haya sido recolectado a través de sus canales de comunicación y/o a través de terceros Aliados que tengan calidad de Responsables y/o Encargados. En el evento de que Summa Remeis actúe en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, vigilará detalladamente que los Encargados cumplan con el proceso de anonimización, así como la debida diligencia y confidencialidad señalada en la regulación pertinente. Esto, de conformidad con las finalidades establecidas en la Política de Privacidad de la Empresa, regida por la normatividad vigente.

VIGENCIA. El presente manual regirá durante el tiempo necesario y razonable para cumplir las finalidades del tratamiento conforme a la regulación legal existente.